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DOCUMENTOS CONTÁBEIS
Os documentos contábeis
devem ser arquivados em
ordem cronológica de data ,
em alguns casos em ordem
cronológica de lançamentos
nos livros fiscais ,
separados e arquivados por
mês , por trimestre ou por
ano , de conformidade com o
volume de documentos de cada
empresa .
Os principais
documentos contábeis são :
- notas de
compra/serviços
- notas de
vendas/serviços
- extratos bancários
- duplicatas pagas
- comprovantes de
despesas/custos
- cópias de cheques
- comprovantes de
débitos/créditos bancários
- outros documentos
contabilizados
DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais podem
ser divididos e arquivados
em 8 setores distintos :
|
100 - |
FEDERAL |
|
200 - |
ESTADUAL |
|
300 - |
MUNICIPAL |
|
400 - |
MINISTÉRIO DO
TRABALHO |
|
500 - |
CONTRATOS |
|
600 - |
INSS |
|
700 - |
SINDICAL |
|
800 - |
DIVERSOS |
Por sua vez, cada setor é
dividido em:
100 - FEDERAL
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101 - |
Cadastro Geral de
Contribuintes (CNPJ)
|
|
102 - |
Declaração do
Imposto de Renda -
Pessoa Jurídica
|
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103 - |
Ficha de Alteração
do CNPJ |
|
104 - |
Pedido de
Restabelecimento do
CNPJ |
|
105 - |
Certidão Negativa do
Imposto de Renda e
CRJF
|
|
106 - |
Comunicações de
Aumento de Capital
|
|
107 - |
Demonstrativos dos
Duodécimos |
|
108 - |
CAIF |
|
109 - |
Comunicações de IPI
e IRPJ |
|
110 - |
DIRF |
|
111 - |
Cartão do CNPJ |
|
112 - |
Notificações - Auto
de Infrações |
|
113 - |
Baixa do CNPJ |
|
114 - |
Certidão Negativa
por Encerramento de
Atividades
|
|
115 - |
Programa de
Alimentação ao
Trabalhador |
|
116 - |
DNER |
|
117 - |
Defesas |
|
118 - |
Utilidade Pública
|
|
119 - |
Parcelamentos |
|
120 - |
Termo de Opção -
Simples |
|
121 - |
Autorização do DAC
|
|
122 - |
IPEM |
|
123 - |
Divisão de Censura
de Diversões
Públicas |
|
124 - |
CADE - SDE |
200 - ESTADUAL
|
201 - |
Declaração Cadastral
(DECA) |
|
202 - |
Declaração para
Codificação de
Atividade Econômica
(DECAE) |
|
203 - |
Declaração do
Movimento Econômico
Fiscal (DEMF)
|
|
204 - |
Índice de
Participação dos
Municípios (DIPAM)
|
|
205 - |
Licença da CETESB
|
|
206 - |
Demonstrativo das
Operações
Interestaduais |
|
207 - |
Certidão Negativa do
ICM |
|
208 - |
Autorização para
Confecção de Notas
Fiscais
|
|
209 - |
Auto de infração
|
|
210 - |
Parcelamento do ICM
|
|
211 - |
Notificações |
|
212 - |
FIC - Ficha de
Inscrição do
Contribuinte |
|
213 - |
Declarações |
|
214 - |
Alvará de Utilização
- Secr. Saúde |
|
215 - |
Modelos de Notas
Fiscais |
|
216 - |
Comprovação ZONA
FRANCA |
|
217 - |
Conselho Regional de
Educação |
|
218 - |
Secretaria de
Segurança Pública
(Registro Arma)
|
|
219 - |
IBDF - IBAMA |
|
220 - |
Defesas |
|
221 - |
Licença da Divisão
do Exercício
Profissional
|
|
222 - |
Utilidade Pública
|
|
223 - |
Declaração de
Microempresa |
|
224 - |
Laudos Técnicos
|
|
225 - |
Pedido/ Comunicação
Uso Processamento de
Dados
|
|
226 - |
Vigilância Sanitária
|
300 - MUNICIPAL
|
301 - |
Guia de Inscrição ou
Atualização |
|
302 - |
Ficha de Inscrição
no CCM |
|
303 - |
Taxas de Licença
|
|
304 - |
Certidão Negativa do
ISS |
|
305 - |
Declaração Anual do
Movimento Econômico
(DAME)
|
|
306 - |
Cadastramento de
Anúncios (CADAN)
|
|
307 - |
Pedido de Vistoria
|
|
308 - |
Comunicados |
|
309 - |
Imposto Predial
|
|
310 - |
Auto de Infração e
Intimação |
|
311 - |
Autorização para
Impressão de Notas
Fiscais
|
|
312 - |
Habite-se / Auto
Vistoria |
|
313 - |
Alvará de
Funcionamento |
|
314 - |
Defesas |
|
315 - |
Utilidade Pública
|
|
316 - |
Declaração de
Microempresa |
|
317 - |
Parcelamentos |
|
318 - |
Cancelamentos |
|
319 - |
CONTRU/FICAM |
|
320 - |
Regime Especial
|
400 - MINISTÉRIO
DO TRABALHO
|
401 - |
Cadastro de Empresas
|
|
402 - |
Relação de
Empregados Menores
|
|
403 - |
RAIS / DCPIS |
|
404 - |
CIPA |
|
405 - |
Certificados de
Aprendizagem SENAI
|
|
406 - |
Reclamações
Trabalhistas -
Defesas |
|
407 - |
Notificações/
Processos/ Autos de
Infração |
|
408 - |
Certificados de
Aprovação das
Instalações - CAI/DI
|
|
409 - |
Defesas |
|
410 - |
Acordo de
Compensação |
|
411 - |
Laudos Técnicos
|
500 - CONTRATO
|
501 - |
Contrato Social -
Ata de Constituição
|
|
502 - |
Alterações de
Contrato |
|
503 - |
Contrato de Locação
|
|
504 - |
Contrato de Uso de
Veículos |
|
505 - |
Cadastro da JUCESP
|
|
506 - |
Contrato de
Assessoria |
|
507 - |
Contrato de
Prestação de
Serviços |
|
508 - |
Reuniões |
|
509 - |
Publicações em
Jornais |
|
510 - |
Atas |
|
511 - |
Contratos Diversos
|
|
512 - |
Comprovante de
Caução de Locação
|
|
513 - |
Certidão Breve
Relato - JUCESP
|
|
514 - |
Xerox das Exigências
- JUCESP |
|
515 - |
Declaração de
Alienação de
Participações
Societárias
|
|
516 - |
Baixa de Firma
Individual p/
Transformação em
LTDA.
|
|
517 - |
Notificações |
|
518 - |
Defesas |
|
519 - |
Recadastramento -
São Paulo Firma
|
|
520 - |
Buscas
Jucesp/Cartórios
|
600 - INSS
|
601 - |
Pedido de Matrícula
(Inicial) |
|
602 - |
Certificado de
Matrícula |
|
603 - |
Cópia Autenticada de
Registros Contábeis
(CARC)
|
|
604 - |
Certificado de
Regularidade de
Situação |
|
605 - |
Certificado de
Quitação |
|
606 - |
Certificado de Taxa
de Seguro |
|
607 - |
Demonstrativo dos
Salários de
Contribuição |
|
608 - |
C..B. |
|
609 - |
Alterações: Nome,
Endereço, CGC |
|
610 - |
Declarações de
Rendimento do INSS
|
|
611 - |
Comprovante
Inscrição
Contribuição
Individual
|
|
612 - |
Carnês dos Sócios
|
|
613 - |
Recadastramento
|
|
614 - |
Autos de Infração
|
|
615 - |
Defesas |
|
616 - |
SESI |
|
617 - |
Termo Ação Fiscal –
TAF |
|
618 - |
Parcelamentos |
700 - SINDICAL
|
701 - |
Contribuição
Sindical e
Assistencial do
Empregador
|
|
702 - |
Conselho Regional de
Farmácia |
|
703 - |
Dissídios Coletivos
|
|
704 - |
Acordos |
|
705 - |
SENAI - CIESP -
FIESP |
|
706 - |
FINAME |
|
707 - |
Certidões e
Registros |
|
708 - |
CRA |
|
709 - |
CORCESP |
|
710 - |
Conselho Regional de
Contabilidade |
|
711 - |
CRECI |
|
712 - |
CREA |
|
713 - |
Correspondência
Sindicato Patronal
|
|
714 - |
CONAR (Legislação e
Processos) |
|
715 - |
SUSEP |
|
716 - |
Certidão Negativa de
Débito Salarial
|
|
717 - |
Conselho Regional de
Medicina |
|
718 - |
EMBRATUR |
|
719 - |
Conselho Nacional do
Cinema
|
800 - DIVERSOS
|
801 - |
CACEX |
|
803 - |
Certidão de Registro
de Capital
Estrangeiro
|
|
804 - |
Procurações /
Declarações |
|
805 - |
Balanços e
Balancetes |
|
806 - |
Documentos dos
Sócios ( xerox )
|
|
807 - |
Marcas e Patentes
|
|
808 - |
Correspondências
|
|
809 - |
Consultas |
|
810 - |
Certidões Negativas
- Fórum - Cartórios
- J.Federal - FGTS
|
|
811 - |
Escrituras |
|
812 - |
Apuração do Ativo
Imobilizado - TELESP
|
|
813 - |
Ajustes de Balanço
|
|
814 - |
Laudo de Avaliação
|
|
815 - |
Relatórios |
|
816 - |
Inventário |
|
817 |
Depósito Inicial
|
|
818 |
Cadastro de
Fornecedores e
Associações |
|
819 |
Convocações |
|
820 - |
Atestado de
Residência e
Capacidade Técnica
|
|
821 - |
Cadastro de Bancos
|
|
822 - |
Mapas de
Depreciações |
|
823 - |
Alvarás |
|
824 - |
Seguros |
|
825 - |
Carta de Fiança
|
|
826 - |
Eletrobras |
|
827 - |
BNDES |
|
828 - |
Consórcios |
As guias de recolhimento dos
impostos e contribuições,
bem como outros documentos
estão divididos em 5 (cinco)
pastas como segue:
|
1- |
Guias de
Recolhimento do INSS
|
9 - |
Guias de Apuração e
Recolhimento do ICM
|
|
2- |
Guias de
Recolhimento e
Relação dos
Empregados do FGTS
|
10 - |
Guias de Apuração e
Recolhimento do IPI
|
|
3 - |
Guias de
Recolhimento do
IRRF, Pessoas
Jurídica e
Contribuição Social
|
11 - |
|
|
4 - |
Guias de
Recolhimento do ISS
|
12 - |
|
|
5 - |
Cadastro de Admissão
e Demissão dos
Empregados |
13 - |
Orientações e
Comunicados |
|
6 - |
Guias de
Recolhimento do PIS,
Finsocial e COFINS
|
14 - |
Memos – Empresa
Contábil |
|
7 - |
Guias de
Recolhimento e
Relação dos
Funcionários de
Contribuição
Sindical e
Assistencial |
15 - |
|
|
8 - |
Folhas e Envelopes
de Pagamento |
16 - |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA C/3 |
|
PASTA D/4 |
|
|
|
|
|
|
17- |
Balanços |
25 - |
Fichas Financeiras e
Informes de Rendim.
|
|
18- |
Balancetes |
26 - |
Folhas de Pagamento
e Pro-Labore |
|
19- |
Cadastros e
Declarações |
27 - |
|
|
20- |
IBGE |
28 - |
|
|
21- |
DCTF |
29 - |
|
|
22- |
|
30 - |
|
|
23- |
|
31 - |
|
|
24- |
|
32 - |
Documentos dos
Autônomos |
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
PASTA E/5 |
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|
|
FUNCIONÁRIOS |
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